A. Peran dan Fungsi Kantor Depan Hotel
Kantor depan melaksanakan peran dan fungsi penting pada operasional hotel, dan sering di umpamakan sebagai jantung hotel atau tepatnya sebagai pusat kegiatan bagi hotel dan tamu.
Fungsi operasional utama kantor depan hotel adalah :
- menerima pesanan kamar;
- menangani kedatangan, pendaftaran, dan penempatan kamar tamu;
- melayani selama tamu tinggal di hotel dan melaksanakan keberangkatan tamu.
untuk membantu pelaksaan fungsi di atas, departemen ini terbagi menjadi beberapa sub-bagian, yakni: bagian pemesanan kamar (room reservation), pelayanan barang(uniformed service, pelayanan informasi (information service), dan pelayanan penerimaan tamu (reception service)
Penerimaan tamu atau receptionist terdiri dari 2 bagian, yaitu:
- receptionist siang
- receptionist malam
Bagan dari reception desk :
B. MENYAMBUT KEDATANGAN TAMU
A.FORMAT KERJA
- Daftar Tamu Diharapankan Tiba (Expected Arrival List)
Format yang dibutuhkan sebagai panduan untuk mencari data tamu yang telah melakukan pemesanan, diletakkan pada posisi yang mudah dilihat pada area kerja front office counter.
- Slip Reservasi Kamar (Reservation Slip)
Adalah format yang yang memuat data mengenai pemesanan tamu. Slip ini diperlukan untuk mengkonfirmasi data yang tertulis pada slip kepada tamu.
- Kartu Pendaftaran Tamu (Guest Registration Card)
Untuk mendapatkan informasi data diri tamu yang di perlukan oleh hotel, dan informasi lainnya yang tercantum pada regristation card.
- Kartu Tamu (Guest Card)
Adalah kartu tanda identitas tamu selama tinggal di hotel, dan di berikan kepada tamu setelah guest card sudah terisi.
Kegunaan dari guest card :
- sebagai identitas bagi tamu bahwa nama yang tercantum adalah tamu hotel, sehingga dapat menggunakan fasilitas yang tersedia di hotel.
- jika hotel masih menggunakan kunci kamar konvesional, guest card digunakan untuk mengambil kunci kamar yang di titipkan.
- untuk mengkonfirmasi transaksi pembayaran secara kredit pada kasir outlet yang terdapat di dalam hotel.
- Kartu Sarapan Pagi (Meal Coupon)
Adalah kartu yang berfungsi untuk tamu supaya dapat melakukan kegiatan sarapan, namun jika hotel memberlakukan kebijakan harga kamar termasuk dengan makan pagi atau tidaknya.
